待辦事項都劃掉,等於時間管理做得好?

Hi,你有想過怎麼樣的時間管理,才算是做得好嗎?一開始時我也覺得很困擾,覺得想好好做時間管理,但又不知道如何給自己設定目標,於是就擬了各種待辦清單,當看著一整天的待辦事項都被一一劃掉的時候,就覺得自己很棒,終於做到了時間管理!

是的,這是最常見很有效也最簡單的目標,但持續了一陣子的時間管理計畫之後,我才發現原來一個真正好的時間管理,還包含著更多的面向。

量化目標─精準設計待辦事項

首先有關量化指標在時間管理上的應用,我看過有人做到能非常精準的計算自己一整天的時間流,從起床到睡覺的每一件瑣事,甚至都能以分鐘為單位計算,再整理出自己一整天有效運用時間N個小時,浪費了N分鐘的時間。
這種方式我雖然深感佩服,但知道不適合自己,因為我做時間管理的初衷,不是想要把自己逼到像機器人,即便我知道也許那樣子能夠讓我成為超人,比起成為超人,我更想成為更好的自己就已足夠:)

我喜歡那些人生的「留白時間」,也相信這些「空白」是讓生命自己找到答案的時刻

如果你和我有一樣的想法,那不妨繼續看看我是如何設計量化指標的。
我使用了四個「時」來幫助提醒自己要目標是可以量化與精進

按時:針對自己規劃的當天事項,按時完成

  • 目標訂定:設定每天預計至少完成的百分比%目標
  • 經驗舉例:平日預計完成任務的比率要90%以上,週末可以小偷懶80%以上
  • p.s. 取名按時就是希望自己按表操課

準時:愈來愈精準預完成各項任務所需耗費的時間

  • 目標訂定:設定每週預估錯誤比例不超過N個番茄鐘
  • 經驗舉例:原本規劃運動+洗澡是2個番茄鐘,後來發現運動完還會想拉筋,2個番茄鐘不夠用,因此後續會調整成3個番茄鐘,這樣預估錯誤的比例就增加1個番茄鐘
  • p.s. 取名準時就是要提醒自己愈來愈神準估時

省時:透過優化做事方法或結合零碎時間,重新規劃或有效減少每一個任務的時間

  • 目標訂定:設定自己「每週檢視」是否有能優化時間的方式,若有則為每個目標再單獨設定目標
  • 經驗舉例:發現自己設定聽Podcast的番茄鐘,卻覺得耳朵聽之外似乎能同時做些別的事,因此給自己的目標是找出做什麼事情的時候邊聽Podcast能同時兼顧,結果調整幾次後發現結合化妝或下廚備料時的切菜的零碎時間,我就可以刪除原本安排出來聽podcast的番茄鐘任務
  • p.s.: 省時顧名思義能省下每個任務的時間愈多愈好

及時:針對那些那些本來一直說沒時間做的事情,成功排出時間去付諸實踐

  • 目標訂定:例如這個月要新增加幾件事情,或是自己堅持做這件事情持續幾天
  • 經驗舉例:成功安排出時間去做每日閱讀或是冥想,連續21天達標。
  • p.s.及時的意義是因為人生真的好短好有限呀,希望自己能及時完成有意義的事,畢竟再錯過就來不及了。

質化指標─

1. 時間管理應用上的終極目標,是「習慣成自然」

當我們能夠因為長期的時間管理而養成規律,是讓自己不知不覺就想在特定時刻完成特定事情,減少動用意志力的時刻,那就真的成功達標了!因為若我們可以將有限的腦容量拿去規劃其他不熟悉且需要耗腦的事情時,就可以開啟一個良性循環,幫助你不費心不勞神的完成更多事情。

一起來看看我的例子吧!
起初想養成每天閱讀30分鐘的習慣→時間表上排上第一件事就是閱讀→開始訓練自己每天起床刷牙後不管別的事就立刻打開書本閱讀→長期習慣後想都不用想就每天晨讀30分鐘→發現良性循環達標!→再接著設定每週挑3天運動30分鐘的習慣→把意志力用在逼自己每天9:30到就換運動內並拿出瑜珈墊→運動30分鐘

於是,我現在已經每天至少會閱讀30分鐘,也從原本運動30分鐘因為習慣後開始加長變成1個小時。對我而言,這些都是做時間管理下的產物。

2. 有能力找出最重要的優先事物,並且做好做滿那最重要的幾件事

為什麼要找出優先事物?因為當我嘗試同時做得愈多,實際上卻發現能完成的愈少,而且成效還未必愈好。這點也回應到「你我的意志力都是有限的」。在還沒養成習慣時的時間管理,現實是需要我們透過訓練自己、逼迫自己才能達到,因此你希望達到的是哪些重要而且有意義的事情呢?

與你分享2021年3月我想訓練自己每週游泳的故事!
對我而言「一個人」去游泳對我而言特別困難,因為沒有人陪還要自己騎車...但我仍設定每週四早上去的目標!設定目標後的第一個週四,靠著熱情和強烈的意志力下順利達標,甚至還能維持晨讀30分鐘的習慣。但之後的幾週發懶抗拒通通都來。
於是我改成告訴自己:週四早上我唯一要做的事情就是出門游泳,而且我游完一定要要去泡SPA犒賞自己,只要我完成這件事,我就超級棒了!其他什麼要早起還是要閱讀的,我決定通通拋在腦後,因為光是為了出門游泳,我發現自己已經花太多太多意志力了。最終我和自己商量以後,成功養成每週四早去游泳的習慣,儘管很可惜的在疫情影響之下沒辦法再去,但我仍舊為前些日子的自己感到驕傲!

3. 達到平衡的人生。這是我終其一生都在追求並同時在每一天實踐的,這是一個動態的目標

透過時間管理,你可以檢視自己在每個方面所分配的時間,幫助自己不會因為工作而忽略家人,不會因為外在事物而忽略照顧內在的自己。
最後搭配質化指標的正是心態升級,下面附上3點我經常提醒自己的:

  1. 所謂好的時間管理,不是沒有彈性地填滿日常,而是讓自己在日常裡如魚得水
  2. 練習抗拒誘惑,在每一個當下,只專注在那一件事
  3. 時間管理做不好沒關係,只要有嘗試,它都在幫助我們有意識有覺知的生活,這樣就很棒了
現在的你對於如何設定時間管理的目標更有方向了嗎?歡迎來信與我分享你的經驗!

Claire