Hi,我曾經和你一樣,以為自己會超級忙碌,是因為沒有好好做時間管理,或是在爆炸忙時特別想搜尋如何做好時間管理。但是我發現了更貼近現實面的2點體悟,讓我恍然大悟。
▎忙碌時的時間管理2大體悟
▎體悟1:不是你在管理時間,是死線快到期的忙碌感自動管理你
當你短期內突然手邊的事情爆炸多,而且每個死線都快把你逼到牆角時,這時候我真心覺得不用再特別寫計畫表做時間管理,因為現在已經不是你在管理時間,而是一條條血淋淋的死線自動管理你。 因為當面臨短時間內即將到期的任務時,與生俱來的求生欲會自動開啟,為了生存或滿足達標欲望,我們會擠出各種意想不到的時間來衝刺產出,也許這正是所謂的「愈忙愈有時間」或是「愈忙的人愈會時間管理」的原因吧。
因此,我反而發現在超級忙碌時要做的不是時間管理,而是當下好好衝刺讓腎上腺素為自己狂奔一次。真正要做的是在終於忙完這一波時,靜下心來去檢視並優化做每件事的方法。當你能重新設計工作流程或調整面對工作的心態,找到更快更有效率完成的方式,進而減少做每件事的時間,你正是在提前管理未來任務所花的時間。
▎體悟2:忙碌的時候「慢慢來,比較快」,把偷懶當玩伴,反而助你度過這一關
另外,我發現在超級忙碌時,需要管理的不是擠出更多做事時間,而是強迫自己規劃放鬆時間。也許你會想:「我都已經這麼忙,沒有時間做事了,竟然還要刻意安排休息與放鬆的時間?!」是的,我完全理解,而且其實非常注重高效率產出的我也是一直這麼認為。
我的想法轉變是直到我看到《大腦喜歡這樣學》所談到的「專注式思考」與「發散式思考」,才恍然大悟原來不思考也是思考的一種方式!我先簡單和大家解釋這本書談到的「大腦的兩種學習模式」:
- 專注式思考:當你進入專注模式時,大腦會快速擷取過去的熟悉經驗與方法來尋找解決問題的答案。但這種情況下容易產生「定勢效應」的認知偏誤,也就是落入慣性思考的陷阱,忽略其他更好的或是更適合的解決方法
- 發散式思考:在專注式思考過後,讓自己暫離專注模式,進入休息狀態,這樣因此得以綜觀全局,退一步看發現原來有其他新的更有效的處理方法
在發現大腦的運作模式後,我才恍然大悟為什麼以前在和同事開會時,每次說休息一下上個廁所後回來的我,都會神采飛揚的突然蹦出新想法,原來正是短暫的休息讓我進入發散式思考呢!也因此在面臨卡關時同事總會拜託我去上個廁所(笑)~
自此之後,我也突然理解了為什麼我這麼喜歡使用番茄鐘,它「25分鐘專注─5分鐘放鬆」的設計正是幫助我們讓大腦在兩種學習模式之間轉換,在這5分鐘內將促使你發散後再用全新的角度看事情,這樣的方法比起全神貫注幾乎不休息為了趕死線,也許更能夠幫助你快速解決問題,結束忙碌真正地進到休息時刻。
有了這2個體悟以後,現在超級忙碌的時候,我不會特別再做要求自己執行其他的時間管理方法。相反的,我會強迫自己使用番茄鐘,也發現因為有了那5分鐘的發散式思考,儘管沒有蹦出新滋味,但它仍然幫助我適度休息,好處還包含能在趕死線前有體力挑燈夜戰呢!
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你也經常有極度忙碌的時刻嗎?也許可以試著使用番茄鐘,或是任何能夠幫助提醒要「偷懶」的方法,執行簡單卻有效的時間管理方式。
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Claire